Plazos asociados

Plazos de elaboración de convenios ADP

 

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El CD deberá ser propuesto por la jefatura al ADP, a más tardar dentro de los treinta días corridos contados desde su nombramiento o renovación, y deberá considerar el respectivo perfil del cargo. El plazo máximo para la suscripción del CD es de sesenta días corridos, contados desde el nombramiento o renovación del ADP. La autoridad respectiva deberá comunicar formalmente al Servicio Civil sobre la suscripción del convenio de desempeño dentro del plazo máximo de noventa días, contados desde el nombramiento o renovación del directivo.

Importante: En caso de incumplimiento, Servicio Civil deberá informar a Contraloría General de la República para efectos de la aplicación de una multa que puede afectar entre el 20% al 50% de la remuneración de dicha autoridad (jefe/a de servicio o ministro/a según sea el caso). Además, el Servicio Civil informará al Consejo de Alta Dirección Pública sobre el estado de cumplimiento de esta obligación.

Elaboración del convenio

Para iniciar el proceso de elaboración de CD, se debe ingresar al hipervínculo «Generar propuesta de convenio» en la página principal de SICDE. Esta opción se habilitará cada que se inicie un concurso, vale decir, desde antes de que un ADP sea nombrado. Será la contraparte titular del Ministerio o servicio el funcionario/a que tendrá en su bandeja de entrada de SICDE esta tarea. Al presionar «Generar propuesta de convenio» se despliega el siguiente formulario, el cual mediante el relleno de campos permitirá generar una propuesta de convenio de desempeño. Para realizar la “carga” del conviene se debe seleccionar la opción «Agregar objetivo» y rellenar los campos que se proponen.

Nota: Tanto los objetivos como los indicadores pueden tener una ponderación mínima de 10% y máxima de 30%. De esta forma, el máximo de indicadores por objetivos son 3 (de 10% cada uno), mientras que el máximo de objetivos por CD son 10 (de 10% cada uno). Este proceso se repite por cada uno de los objetivos e indicadores que se consideren para el Convenio de Desempeño.

Una vez que se rellenaron los campos necesarios, el sistema permite realizar cuatro acciones:

  • Previsualizar: genera un documento PDF con toda la información ingresada.
  • Guardar: permite salvar el documento en la sesión propia. No envía el documento al Consultor de la DNSC, lo que permite trabajar la propuesta de CD en diferentes momentos.
  • Cerrar: termina con la acción que se estaba realizando sin guardar.
  • Guardar y firmar: presionando este botón se envía documento a Consultor/a DNSC. Para confirmar el envío al Consultor/a DNSC se solicitará nuevamente la clave de ingreso.

Finalizado este paso aparecerá una confirmación de envío del documento. Desde este punto, el Consultor del Servicio Civil tiene un plazo de 5 días hábiles para su revisión y/o aprobación.

Revisión y aprobación del convenio

La acción «Guardar y firmar» deriva la propuesta de convenio al Consultor/a DNSC para su revisión el cual tiene un plazo máximo de cinco días hábiles para la revisión de esta propuesta. El Consultor/a DNSC tiene la posibilidad de ingresar comentarios técnicos y de forma a la propuesta de CD o CGE. De esta manera, puede solicitar modificaciones al documento relacionados a la redacción, a la complejidad de los objetivos, a la fórmula de cálculo, a los supuestos, etc., así como realizar consultas respecto a uno u otro objetivo. De este proceso de revisión, pueden suscitar tres posibles escenarios:

Derivación a SEGPRES

Los convenios de I nivel, es decir, de Jefes/as de Servicio, pueden ser derivados en primera instancia al Ministerio Secretaría General de la Presidencia (SEGPRES), con el fin de que ingresen comentarios que complementen la propuesta de convenio, entregando una mirada desde el Programa de Gobierno a los convenios de desempeño y de gestión educacional.

Aprobación del convenio

Una propuesta de convenio puede ser aprobada en primera instancia si es que la revisión técnica del Consultor/a DNSC así lo estima. La aprobación del convenio da como resultado la tarea de subir el convenio firmado y la resolución que lo aprueba a SICDE. Esta labor debe ser hecha por la contraparte de convenios titular del servicio o ministerio, según corresponda.

Convenio es comentado

En caso de que el convenio sea objeto de algún comentario por parte del Consultor/a DNSC, la propuesta de CD o CGE es devuelvta vía SICDE a la contraparte titular de convenios del ministerio o servicio correspondiente. La contraparte tendrá la posibilidad de ver estos comentarios e incluso responderlo a través de la misma plataforma. Para hacer esto debe ingresar nuevamente a la opción «Generar Propuesta de Convenio». Además de permitir responder los comentarios, esta acción posibilita la edición de los objetivos e indicadores sin necesidad de tener que cargar la información nuevamente. Para hacer envío al Consultor/a DNSC la contraparte debe nuevamente presionar «Guardar y firmar». Esta acción activa nuevamente la tarea al Consultor/a DNSC para que revise la propuesta de convenio y podría nuevamente comentarlo o aprobarlo.

Suscripción, firma y comunicación del convenio

Una vez que la propuesta de CD o CGE es aprobada por el Consultor/a DNSC, SICDE activa automáticamente una nueva tarea a la contraparte titular de convenios.

La tarea corresponde a la subida del convenio firmado por el Jefe/a de Servicio y el Ministro/a de la cartera, es decir, el convenio suscrito. Junto al CD o CGE suscrito se debe subir la resolución exenta que aprueba este convenio. SICDE permite la subida de un documento anexo en caso de ser necesario. Este es el único campo no obligatorio.

Nota: Se consideran válidos los documentos firmados física o digitalmente, aunque por ahora SICDE no integra firma electrónica avanzada.

Para subir los documentos se debe ingresar a la actividad «X Convenios en espera de firma» y seleccionar el concurso ADP correspondiente al convenio elaborado. Lo primero que corresponde hacer es definir los firmantes. Para esto, se debe seleccionar la opción «Definir Firmantes» e ingresar los datos solicitados. Una vez rellenada y guardada esta información, se debe proceder a subir el convenio, su resolución y un anexo en caso de ser necesario. Para esto, se debe presionar el botón «Subir convenio firmado». Luego de adjuntar los documentos se debe presionar el botón «Subir». El sistema confirmará la subida de los documentos. Con esta acción los documentos subidos son derivados al Consultor/a DNSC para su revisión.

Finalmente, el Consultor/a DNSC debe revisar los documentos ingresados, teniendo la posibilidad de devolverlos en caso de encontrarse algún error, ser ilegibles u otra razón. La aprobación de los documentos da como resultado el registro de ellos en la Oficina de Partes del Servicio Civil y, por tanto, se entiende como comunicados según lo estipulado en la ley Nº 19.882, no habiendo necesidad de hacer envío por plataformas digitales ni oficio físico de lo cargado en plataforma.