Evaluación anual

El proceso de evaluación anual en SICDE se inicia con la llegada del correo a un ADP de primer nivel, continúa con la revisión por parte de la contraparte ministerial encargada de evaluación y finaliza con la subida de la resolución que aprueba el porcentaje de evaluación.

Al momento de cumplir un año en el cargo, el ADP de primer nivel podrá ingresar a SICDE mediante usuario y clave suministrados. El sistema informa sobre el inicio del plazo para este proceso.

Para comenzar el proceso de evaluación, el ADP debe presionar el botón «Procesar«, el cual lo llevara al sitio de autoevaluación. Si presiona sobre las letras azul «Evaluación Convenio de Desempeño» lo llevará al mismo sitio.

En la última columna del formulario desplegado, aparece en letras azules la opción «Indicar Avance», el cual debe ser presionado para rellenar los campos que dan cuenta del porcentaje de avance.

El porcentaje reportado en la opción «Indicar Avance» debe ser el porcentaje de cumplimiento alcanzado para cada una de las metas comprometidas en cada año de gestión. Por ejemplo: si el porcentaje comprometido era un 80% y lo alcanzado fue 80% o más, el porcentaje de avance a indicar es un 100%.

Los campos a rellenar por cada uno de los objetivos e indicadores son:

Al presionar «Indicar Avance«, se despliega el siguiente formulario:

Pueden ser adjuntados más de un medio de verificación de hasta 10 mb cada uno. Acepta todos los formatos, excepto .zip, .rar (carpetas comprimidas) y .txt (block de notas).

Luego de presionar el botón «Continuar» los elementos ingresados quedan registrados en el formulario.

En los casos de «sobrecumplimiento», vale decir, un ADP que cumpla más del 100%, el porcentaje que se coloca debe ser 100% y no, por ejemplo, 105%. Del mismo modo, en caso de que un ADP haya comprometido cumplir la disminución en un 40% en un proceso determinado, el cumplimiento de este indicador se coloca como 100%, no como 40%.

Este proceso de repite en todos los indicadores por cada uno de los objetivos.

El nivel de cumplimiento global se calculará multiplicando el porcentaje de cumplimiento efectivo de cada una de las metas de gestión, por el ponderador que le haya sido asignado, sumándose luego todos estos resultados parciales, expresándose en un valor porcentual acumulado final.

Recomendamos presionar el botón «Guardar» que se encuentra al final del documento, con el fin de resguardar la información ya completada y evitar cualquier tipo de contratiempo.

Revisión por parte de la contraparte ministerial

Al ingresar a la actividad, la contraparte ministerial de evaluación visualizará la autoevaluación realizada por el ADP, y debe ingresar el porcentaje de cumplimiento por cada indicador pudiendo ser igual o distinto al reportado por el ADP evaluado. Podrá realizar comentarios o devolver la evaluación al ADP.

Al comienzo del documento, SICDE presenta la opción «Devolver«, que puede ocupar la autoridad por cualquier motivo que considere pertinente.

El proceso requiere la revisión de los medios de verificación adjuntos por cada indicador.

En el apartado «Autoevaluación» se encuentra el porcentaje de avance (% de Avance) determinado por el ADP de segundo nivel con su respectiva observación y los medios de verificación. En el apartado siguiente, «Retroalimentación«, se encuentran los dos campos que la autoridad debe rellenar.

El porcentaje final de la evaluación del convenio de desempeño será el que resulte de los porcentajes ingresados por el Jefe del Servicio(% Observado) que puede ser diferente a los ingresados por el ADP de segundo nivel evaluado.

Al final del documento, se encuentran las cuatro opciones ya mencionadas:

Para finalizar el proceso, se debe seleccionar la opción «Guardar y Firmar», el cual llevará a una previsualización del documento y solicitará la clave como último paso de verificación.

A modo de ejemplo, se adjunta aquí una muestra de cómo queda el documento final de este proceso.

Una vez ingresada la clave, SICDE mostrará un aviso de confirmación de fin del proceso, con lo cual es derivado a la contraparte técnica del ministerio, para ingresar la resolución respectiva.

Cierre del proceso

Una vez que la Autoridad termina la revisión de la evaluación anual de un segundo nivel, la contraparte técnica deberá «Subir resolución firmada«.

Esta tarea corresponde a subir el acto administrativo digitalizado que aprueba el Convenio de Desempeño. En la opción «Proceso de convenio concurso» se puede acceder al documento final de evaluación.

La contraparte debe presionar «Subir resolución firmada». Esta opción redirige al un sitio en el cual se presenta las opciones para incluir la fecha de la resolución, el número de ella y el documento.

Una vez ingresada la información y subido el documento, se genera la actividad para que el consultor del Servicio Civil revise si la documentación fue cargada correctamente. Si está correcta, se realizará el registro en la oficina de partes y la contraparte recibirá la notificación por correo electrónico de recepción del documento.

Con esta notificación se cierra el ciclo de evaluación anual.

A partir de diciembre de 2019, todos los documentos ingresados en SICDE serán entendidos como recibidos en oficina de partes, por lo cual no es necesario que se envíen en formato físico al Servicio Civil
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