La evaluación anual inicia el mismo día de cumplimiento del año de gestión. En el caso de los Directores/as Ejecutivos/as de los SLEP la evaluación anual se encuentra regulada por la ley Nº 21.040, estableciendo que la comunicación de esta evaluación se deberá efectuar dentro de los dos meses siguientes al término del año escolar. Para facilitar la lectura, el proceso de evaluación anual de I niveles SLEP se encuentra descrito en este apartado.

En términos prácticos, el proceso de evaluación anual se inicia con la llegada de una alerta vía correo al ADP de I nivel que le corresponda realizar la evaluación, continúa con la revisión desde el ministerio correspondiente y finaliza con la subida de la resolución que aprueba el porcentaje de evaluación. Estas últimas dos acciones son realizadas por la contraparte de evaluación ministerial.

Descripción del proceso

Nota: El siguiente apartado muestra el proceso de evaluación desde el perfil de un ADP de I nivel.
Plazos de evaluación de convenios ADP

Para ingresar a la evaluación anual, se debe presionar el botón azul «Procesar» que se muestra al momento de ingresar a SICDE. Si presionas sobre las letras azul «Evaluación Convenio de Desempeño» lo llevará al mismo sitio.

En la última columna del formulario desplegado, aparece en letras azules la opción «Indicar Avance», el cual debe ser presionado para rellenar los campos que dan cuenta del porcentaje de avance.

Nota: El porcentaje reportado en la opción «Indicar Avance» debe ser el porcentaje de cumplimiento alcanzado para cada una de las metas comprometidas en cada año de gestión. Por ejemplo: si el porcentaje comprometido era un 80% y lo alcanzado fue 80% o más, el porcentaje de avance a indicar es un 100%.

Al momento de subir los medios de verificación, es importante tener en cuenta que SICDE soporta archivos de hasta 10 mb cada uno. Por motivos de seguridad acepta todos los formatos, excepto .zip, .rar (carpetas comprimidas) y .txt (block de notas).

Terminada la carga de información en el indicador, se debe presionar el botón «Continuar». Ahora verás que el contenido se muestra dentro de las columnas del formulario. Se debe tener presente que al presionar «Continuar» no se guarda la información, pues para esto debes dirigirte al final del formulario y presionar el botón «Guardar». Esto permite que toda la información que hayas ingresado hasta ese momento quede registrada y pueda, por ejemplo, continuar en otro momento.

En los casos de sobrecumplimiento, vale decir, indicadores que tengan un porcentaje de avance mayor al 100%, el porcentaje que se debe colocar es 100% y no, por ejemplo, 105%.

Nota: El porcentaje que se indica debe ser en relación al lo comprometido. De esta manera, en caso de que un indicador tenga comprometido un avance de 40% para cierto año y el porcentaje de cumplimiento haya sido efectivamente ese 40%, el valor a ingresar en SICDE debe ser 100%, pues cumplió el total de lo comprometido.

El nivel de cumplimiento global se calculará multiplicando el porcentaje de cumplimiento efectivo de cada una de las metas de gestión, por el ponderador que le haya sido asignado, sumándose luego todos estos resultados parciales, expresándose en un valor porcentual acumulado final.

Recomendamos presionar el botón «Guardar» que se encuentra al final del documento, con el fin de resguardar la información ya completada y evitar cualquier tipo de contratiempo.

Revisión contraparte de evaluación ministerial

Nota: El siguiente apartado muestra el proceso de evaluación desde el perfil de una contraparte de evaluación ministerial.

Al ingresar a la actividad, se desplegará la evaluación realizada por el ADP de I nivel.

La evaluación por parte de la contraparte de evaluación ministerial consiste en la revisión de la información ingresada por el ADP de I nivel. Así, en base a los medios de verificación y comentarios incluidos por el directivo/a, la contraparte de evaluación debe definir si el porcentaje ingresado es correcto o no.

También, en caso de que lo determine, podrá realizar comentarios o devolver la evaluación al ADP. Para esto debe presionar el botón «Devolver» que aparece al inicio del formulario. Luego de presionarlo se podrán ingresar los comentarios o razones por lo que se está devolviendo esta evaluación al ADP de I nivel. Esto permitirá que el ADP de I nivel responda los comentarios de la contraparte y corrija en caso de ser necesario lo solicitado, enviando nuevamente la evaluación a la contraparte de evaluación y reiniciando el proceso de revisión.

La devolución de la evaluación borra la información ingresada por el Jefe/a de Servicio, permitiendo sólo un comentario general a llenar posterior a presionar el botón «Devolver».

En términos prácticos, es en el apartado «Autoevaluación» donde se encuentra el porcentaje de avance (% de Avance) determinado por el ADP de I nivel con su respectiva observación y los medios de verificación. La labor de la contraparte de evaluación será, por tanto, en el apartado siguiente «Retroalimentación», donde están los dos campos que la contraparte ministerial debe completar.

El porcentaje final de la evaluación del convenio de desempeño será el que resulte de los porcentajes ingresados por la contraparte ministerial (% Observado) que puede ser diferente a los ingresados por el ADP evaluado.

Importante: El porcentaje observado (% Observado) es el porcentaje que se determina por parte de la contraparte de evaluación, vale decir, si un ADP se autoevaluó con un 95% y la contraparte determina el mismo porcentaje, el valor a ingresar es 95% y no 0%. En otras palabras, no es la diferencia entre el porcentaje determinado por el ADP y el porcentaje determinado por la contraparte de evaluación.

Una vez que se haya ingresado los porcentajes observados y las observaciones correspondientes, se puede finalizar el proceso presionando «Guardar y Firmar» al final del formulario, el cual llevará a una previsualización del documento y solicitará la clave como último paso de verificación. También es posible guardar el documento para poder hacerle una última revisión en otro momento, por ejemplo. Para esto se debe presionar el botón «Guardar».

Una vez ingresada la clave, SICDE mostrará un aviso de confirmación y abrirá inmediatamente una tarea a la contraparte de evaluación ministerial para subir la resolución que aprueba el porcentaje de evaluación anual del ADP de I nivel.

La tarea desplegada se denomina «Subir resolución firmada» y corresponde a la carga de la resolución digitalizada que aprueba el porcentaje de la evaluación anual. El documento a subir puede estar firmado digitalmente en caso de que el servicio y/o ministerio cuente con esta opción.

En caso de querer revisar el documento final de la evaluación que el sistema generó, se debe presionar la opción «Proceso de convenio concurso».

Luego de ingresar a «Subir resolución firmada», se despliega el sitio para subir la resolución. Además de este documento se debe incluir la fecha de la resolución y el número de ella.

Guardada esta información, se genera una tarea a través del sistema al Consultor/a DNSC, quien deberá revisar si la documentación fue cargada correctamente. Si está correcta, se realizará el registro en la oficina de partes y la contraparte recibirá la notificación por correo electrónico de recepción del documento. En caso contrario, se devolverá la tarea para que, por ejemplo, se suban los archivos correctos.