La evaluación anual inicia el mismo día de cumplimiento del año de gestión.

En términos prácticos, el proceso de evaluación anual comienza con la llegada de una alerta vía correo al ADP de I nivel que le informa que le corresponde realizar la evaluación, continúa con la revisión y validación de la autoevaluación y finaliza con la subida de la resolución que aprueba el porcentaje de evaluación. Estas dos últimas acciones son realizadas por la Contraparte de Evaluación Ministerial del servicio.

El siguiente proceso aplica para todos los ADP de I nivel exceptuando a los directivos pertenecientes a los SLEP, quienes deben guiarse por este apartado específico.

 

Plazos de evaluación de convenios de desempeño

 

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Autoevaluación

Nota: El siguiente apartado muestra el proceso de evaluación desde el perfil de un ADP.

Para ingresar a la evaluación anual se debe presionar el botón azul Procesar o Evaluación Convenio de Desempeño que se muestra al momento de ingresar a SICDE.

En la última columna del formulario desplegado aparece en letras azules la opción Indicar Avance, el cual debe ser presionado para rellenar los campos que dan cuenta del porcentaje de avance.

Al momento de subir los medios de verificación, es importante tener en cuenta que SICDE soporta archivos de hasta 30mb cada uno. Por motivos de seguridad acepta todos los formatos, excepto .zip, .rar (carpetas comprimidas) y .txt (block de notas).

Terminada la carga de información en el indicador se debe presionar el botón Continuar, lo que permite mostrar el contenido reportado al interior de las columnas del formulario.

En los casos de sobrecumplimiento, vale decir, indicadores que tengan un porcentaje de avance mayor al 100%, el porcentaje a ingresar debe ser 100%.

El nivel de cumplimiento global se calculará multiplicando el porcentaje de cumplimiento efectivo de cada una de las metas de gestión, por el ponderador que le haya sido asignado, sumándose luego todos estos resultados parciales, expresándose en un valor porcentual acumulado final.

Nota: El porcentaje a reportar debe ser en relación a la meta comprometida. En caso de que un indicador tenga comprometido un avance de 40% para cierto año y el porcentaje de cumplimiento haya sido efectivamente ese 40%, el valor a ingresar en SICDE debe ser 100%, pues se cumplió el total de lo comprometido inicialmente.
Nota: Recomendamos presionar el botón Guardar en la parte inferior del sitio para evitar la pérdida de información. SICDE no cuenta con sistema de autoguardado

Una vez rellenado todos los campos se debe presionar el botón de la parte final del sitio llamado Guardar y firmar. Esta acción redirigirá a un sitio en el cual se despliega una previsualización de la evaluación en formato PDF y se solicita nuevamente la clave a modo de confirmación.

Luego de ingresada la contraseña y presionado Firmar el documento será derivado automáticamente a la Contraparte de Evaluación Ministerial para su revisión y aprobación.

Aprobación de autoevaluación

Nota: El siguiente apartado muestra el proceso de evaluación desde el perfil de una Contraparte de Evaluación Ministerial.

Una vez que el ADP de I nivel haya guardado y enviado su autoevaluación según lo explicado en el apartado anterior, la Contraparte de Evaluación recibirá un correo electrónico en donde se indica que uno de sus ADP de I nivel ha realizado su autoevaluación y se le invita a ingresar al sistema para poder realizar la retroalimentación correspondiente.

La evaluación por parte del Contraparte de Evaluación Ministerial consiste en la revisión y validación de la información ingresada por el ADP de I nivel, en base a los medios de verificación y comentarios incluidos por el directivo/a de I nivel.

En caso de que lo determine, la Contraparte de Evaluación podrá realizar comentarios o devolver la evaluación al I nivel. Para esto deberá presionar el botón Devolver que aparece al inicio del formulario e ingresar los motivos por los que se está devolviendo la autoevaluación al ADP de I nivel. Esta acción permite que el ADP de I nivel responda los comentarios del Contraparte de Evaluación Ministerial y corrija la información ingresada en caso de ser necesario, reiniciando el proceso ya descrito.

Nota: La devolución de la evaluación borra la información ingresada en cada indicador por el Contraparte de Evaluación Ministerial, reemplazando toda esa información por un comentario general.

Revisión

En el formulario desplegado en pantalla existe un apartado denominado Autoevaluación, en donde se encuentra el porcentaje de avance (% de Avance), las observaciones y medios de verificación reportados por el ADP de I nivel en su autoevaluación.

La labor del Contraparte de Evaluación Ministerial será, por tanto, en el apartado siguiente denominado Retroalimentación, donde se encuentran los dos campos que deberá completar a fin de determinar el porcentaje final de la evaluación anual del ADP de I nivel respectivo.

Importante: El porcentaje observado (% Observado) es el porcentaje que valida y determina la autoridad como porcentaje final de la evaluación, el cual puede diferir del porcentaje ingresado en su autoevaluación por parte del ADP de I nivel.

Una vez rellenado todos los campos se debe presionar el botón de la parte final del sitio llamado Guardar y firmar. Esta acción redirigirá a un sitio en el cual se despliega una previsualización de la evaluación en formato PDF y se solicita nuevamente la clave a modo de confirmación.

Nota: Recomendamos presionar el botón Guardar en la parte inferior del sitio para evitar la pérdida de información. SICDE no cuenta con sistema de autoguardado

Carga de Resolución Exenta

Una vez finalizada la revisión por parte del Contraparte de Evaluación Ministerial, corresponderá a la Contraparte de Evaluación Ministerial cargar la resolución que aprueba el porcentaje final de evaluación anual del ADP de I nivel, a través de la tarea desplegada en pantalla denominada Subir resolución firmada.

Ingresando a esta opción se despliega la opción para cargar el acto administrativo correspondiente. Junto a este archivo, se debe incluir la fecha de la resolución y el número de ella.

Guardada esta información el Consultor/a DNSC deberá revisar si la documentación fue cargada correctamente. En caso de no presentar errores se aprobará y registrará a través del mismo sisema en la Oficina de Partes del Servicio Civil. En caso contrario, podrá devolver la evaluación al ADP de I nivel o la Contraparte de Evaluación Ministerial, según sea la situación.