La evaluación anual inicia el mismo día de cumplimiento del año de gestión.

En términos prácticos, el proceso de evaluación anual comienza con la llegada de una alerta vía correo al ADP de II nivel que le informa que le corresponde realizar la evaluación, continúa con la revisión por parte del Jefe/a de Servicio y finaliza con la subida de la resolución que aprueba el porcentaje de evaluación. Estas dos últimas acciones son realizadas por la contraparte de evaluación del servicio.

El siguiente proceso aplica para todos los ADP de II nivel incluyendo a los directivos pertenecientes a los SLEP. Sin perjuicio de esto, hemos desarrollado un apartado específico donde se encuentran aún más detalles sobre el proceso de evaluación anual y parcial para este grupo de ADP.

 

Plazos de evaluación de convenios de desempeño

 

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Autoevaluación

Nota: El siguiente apartado muestra el proceso de evaluación desde el perfil de un ADP.

Para ingresar a la evaluación anual se debe presionar el botón azul Procesar o Evaluación Convenio de Desempeño que se muestra al momento de ingresar a SICDE.

En la última columna del formulario desplegado aparece en letras azules la opción Indicar Avance, el cual debe ser presionado para rellenar los campos que dan cuenta del porcentaje de avance.

Al momento de subir los medios de verificación, es importante tener en cuenta que SICDE soporta archivos de hasta 30mb cada uno. Por motivos de seguridad acepta todos los formatos, excepto .zip, .rar (carpetas comprimidas) y .txt (block de notas).

Terminada la carga de información en el indicador se debe presionar el botón Continuar, lo que permite mostrar el contenido reportado al interior de las columnas del formulario.

En los casos de sobrecumplimiento, vale decir, indicadores que tengan un porcentaje de avance mayor al 100%, el porcentaje a ingresar debe ser 100%.

El nivel de cumplimiento global se calculará multiplicando el porcentaje de cumplimiento efectivo de cada una de las metas de gestión, por el ponderador que le haya sido asignado, sumándose luego todos estos resultados parciales, expresándose en un valor porcentual acumulado final.

Nota: El porcentaje a reportar debe ser en relación a la meta comprometida. En caso de que un indicador tenga comprometido un avance de 40% para cierto año y el porcentaje de cumplimiento haya sido efectivamente ese 40%, el valor a ingresar en SICDE debe ser 100%, pues se cumplió el total de lo comprometido inicialmente.
Nota: Recomendamos presionar el botón Guardar en la parte inferior del sitio para evitar la pérdida de información. SICDE no cuenta con sistema de autoguardado

Informe Anexo de Gestión

El Informe de Anexo de Gestión tiene por objetivo que los ADP puedan dar a conocer anualmente los resultados en distintos ámbitos de su desempeño a su jefatura directa, reflejando el aporte de su gestión a la generación del valor público, hecho que no siempre se ve reflejado en el Convenio de Desempeño.

Este informe sólo se debe realizar en el contexto de la evaluación anual y sus resultados no tienen impacto en la renta del ADP.

A diferencia del proceso de evaluación del Convenio de Desempeño, el Informe Anexo establece a través de escalas los niveles de cumplimiento para cada subdimensión, la cual va de 1 a 3 —donde 3 es Destacado y 1 es Por mejorar — considerando además un No aplica.

No todas las subdimensiones aplican para todos los cargos, por lo que instamos a rellenar según las responsabilidades de cada función. En caso de un ADP considere que la subdimensión descrita no aplica a su cargo, simplemente debe considerar la opción No aplica.

El relleno de este informe es obligatorio y, en caso de que la opción seleccionada sea 1 ó 3, se debe escriba alguna justificación y adjuntar un medio de verificación. En el resto de los niveles ni la justificación ni el medio de verificación son obligatorios.

Descargar Guía de uso de Informe Anexo

Finalización del proceso de autoevaluación

Una vez rellenado todos los campos se debe presionar el botón de la parte final del sitio llamado Guardar y firmar. Esta acción redirigirá a un sitio en el cual se despliega una previsualización de la evaluación en formato PDF y se solicita nuevamente la clave a modo de confirmación.

Luego de ingresada la contraseña y presionado Firmar el documento será derivado automáticamente al Jefe/a de Servicio para su revisión y aprobación.

Aprobación de autoevaluación

Nota: El siguiente apartado muestra el proceso de evaluación desde el perfil de un/a Jefe/a de Servicio.

Una vez que el ADP de II nivel haya guardado y enviado su autoevaluación según lo explicado en el apartado anterior, el o la Jefa de Servicio recibirá un correo electrónico en donde se indica que uno de sus ADP de II nivel ha realizado su autoevaluación y se le invita a ingresar al sistema para poder realizar la retroalimentación correspondiente.

La evaluación por parte del Jefe/a de Servicio consiste en la revisión y validación de la información ingresada por el ADP de II nivel, en base a los medios de verificación y comentarios incluidos por el directivo/a de II nivel.

En caso de que lo determine, el o la Jefa de Servicio podrá realizar comentarios o devolver la evaluación al II nivel. Para esto deberá presionar el botón Devolver que aparece al inicio del formulario e ingresar los motivos por los que se está devolviendo la autoevaluación al ADP de II nivel. Esta acción permite que el ADP de II nivel responda los comentarios del Jefe/a de Servicio y corrija la información ingresada en caso de ser necesario, reiniciando el proceso ya descrito.

Nota: La devolución de la evaluación borra la información ingresada en cada indicador por el Jefe/a de Servicio, reemplazando toda esa información por un comentario general.

Revisión

En el formulario desplegado en pantalla existe un apartado denominado Autoevaluación, en donde se encuentra el porcentaje de avance (% de Avance), las observaciones y medios de verificación reportados por el ADP de II nivel en su autoevaluación.

La labor del Jefe/a de Servicio será, por tanto, en el apartado siguiente denominado Retroalimentación, donde se encuentran los dos campos que deberá completar a fin de determinar el porcentaje final de la evaluación anual del ADP de II nivel respectivo.

Importante: El porcentaje observado (% Observado) es el porcentaje que valida y determina la autoridad como porcentaje final de la evaluación, el cual puede diferir del porcentaje ingresado en su autoevaluación por parte del ADP de II nivel.

Una vez rellenado todos los campos se debe presionar el botón de la parte final del sitio llamado Guardar y firmar. Esta acción redirigirá a un sitio en el cual se despliega una previsualización de la evaluación en formato PDF y se solicita nuevamente la clave a modo de confirmación.

Nota: Recomendamos presionar el botón Guardar en la parte inferior del sitio para evitar la pérdida de información. SICDE no cuenta con sistema de autoguardado

Carga de Resolución Exenta

Nota: El siguiente apartado muestra el proceso de evaluación desde el perfil de la contraparte de evaluación.

Una vez finalizada la revisión por parte del Jefe/a de Servicio, corresponderá a la contraparte de evaluación cargar la resolución que aprueba el porcentaje final de evaluación anual del ADP de II nivel, a través de la tarea desplegada en pantalla denominada Subir resolución firmada.

Ingresando a esta opción se despliega la opción para cargar el acto administrativo correspondiente. Junto a este archivo, se debe incluir la fecha de la resolución y el número de ella.

Guardada esta información el Consultor/a DNSC deberá revisar si la documentación fue cargada correctamente. En caso de no presentar errores se aprobará y registrará a través del mismo sisema en la Oficina de Partes del Servicio Civil. En caso contrario, podrá devolver la evaluación al ADP de I nivel o al ADP de II nivel, según sea la situación.