Evaluación parcial

La evaluación parcial inicia el mismo día de cumplimiento de los seis meses de gestión. En términos prácticos, el proceso de evaluación parcial se inicia con la llegada de una alerta vía correo al ADP de II nivel que le corresponda realizar la evaluación y finaliza con la revisión por parte del Jefe/a de Servicio correspondiente.

Plazos de evaluación de convenios SLEP

Descripción del proceso

Nota: El siguiente apartado muestra el proceso de evaluación desde el perfil de un ADP.
El directivo deberá acceder a su sesión del SICDE y una vez dentro de la tarea, se desplegará un formulario similar al inserto a continuación, donde debe presionar las letras «Indicar avance» para ingresar los datos de cumplimiento. Este formulario corresponde a los objetivos e indicadores comprometidos en el Convenio de Desempeño.

Una vez presionada la opción «Indicar Avance», se despliega una ventana donde se puede ingresar el Porcentaje de Avance, los Medios de Verificación y Observaciones. En las observaciones puede ingresar supuestos o comentarios que den cuenta de dificultades o potencialidades de la evaluación de ese indicador en particular.

Todos estos campos son obligatorios para continuar con el proceso.

Pueden ser adjuntados más de un medio de verificación de hasta 30 mb cada uno. Acepta todos los formatos, excepto .zip, .rar (carpetas comprimidas) y .txt (block de notas).

Nota: El porcentaje reportado en la opción «Indicar Avance» debe ser el porcentaje de cumplimiento alcanzado para cada una de las metas comprometidas en cada año de gestión. Por ejemplo: si el porcentaje comprometido era un 80% y lo alcanzado fue 80% o más, el porcentaje de avance a indicar es un 100%.

Luego de presionar el botón «Continuar» los elementos ingresados quedan registrados en el formulario, pero no guardados. Recomendamos presionar el botón «Guardar» que se encuentra al final del documento, con el fin de resguardar la información ya completada y evitar cualquier tipo de contratiempo. Esto permite, además, poder continuar la tarea en otro momento y no perder la información.

A diferencia de la evaluación anual, la evaluación semestral no contiene el Informe Anexo de Evaluación. Del mismo modo, el resultado obtenido en esta evaluación no tiene impacto en la remuneración del ADP, ya que su objetivo es monitorear el avance de los compromisos, incentivar la retroalimentación entre directivos y evaluar la necesidad de realizar alguna modificación al Convenio de Desempeño. Por el mismo motivo, la evaluación semestral o parcial no requiere de un acto administrativo que apruebe el porcentaje de cumplimiento.

En los casos de «sobrecumplimiento», vale decir, un ADP que cumpla más del 100%, el porcentaje que se coloca debe ser 100% y no, por ejemplo, 105%. Del mismo modo, en caso de que un ADP haya comprometido cumplir la disminución en un 40% en un proceso determinado, el cumplimiento de este indicador se coloca como 100%, no como 40%. Para hacer envío del documento a la jefatura, se debe presionar «Guardar y Firmar».

### Revisión por parte de Jefe/a de Servicio
Nota: El siguiente apartado muestra el proceso de evaluación desde el perfil de un/a Jefe/a de Servicio.

La jefatura del cargo recibirá como tarea la retroalimentación de 6 meses recién realizada por el ADP, en donde puede ingresar una observación por cada indicador y debe ingresar un comentario como retroalimentación general de la evaluación.

La evaluación por parte del Jefe/a de Servicio consiste en la revisión de la información ingresada por el ADP de II nivel. Así, en base a los medios de verificación y comentarios incluidos por el directivo/a, el Jefe/a de Servicio debe definir si el porcentaje ingresado es correcto o no.

También, en caso de que lo determine, podrá realizar comentarios o devolver la evaluación al II nivel. Para esto debe presionar el botón «Devolver» que aparece al inicio del formulario. Luego de presionarlo se podrán ingresar los comentarios o razones por lo que se está devolviendo esta evaluación al ADP de I nivel. Esto permitirá que el ADP de II nivel responda los comentarios del Jefe/a de Servicio y corrija en caso de ser necesario lo solicitado, enviando nuevamente la evaluación a la contraparte de evaluación y reiniciando el proceso de revisión.

La devolución de la evaluación borra la información ingresada por el Jefe/a de Servicio, permitiendo sólo un comentario general a llenar posterior a presionar el botón «Devolver».

La evaluación queda registrada en SICDE y no es necesario otro paso extra por parte de la contraparte, pues la evaluación semestral no requiere de resolución que la apruebe.


Evaluación anual

La evaluación anual inicia el mismo día de cumplimiento del año de gestión.

Plazos de evaluación de convenios SLEP

En términos prácticos, el proceso de evaluación anual se inicia con la llegada de una alerta vía correo al ADP de II nivel que le corresponda realizar la evaluación, continúa con la revisión desde el ministerio correspondiente y finaliza con la subida de la resolución que aprueba el porcentaje de evaluación. Estas últimas dos acciones son realizadas por la contraparte de evaluación ministerial.

Caracterización del proceso

Nota: El siguiente apartado muestra el proceso de evaluación desde el perfil de un ADP.
Para ingresar a la evaluación anual, se debe presionar el botón azul «Procesar» que se muestra al momento de ingresar a SICDE. Presionando sobre las letras azul «Evaluación Convenio de Desempeño» SICDE también lo llevará al formulario de evaluación.

En la última columna del formulario desplegado, aparece en letras azules la opción «Indicar Avance», el cual debe ser presionado para rellenar los campos que dan cuenta del porcentaje de avance.

Nota: El porcentaje reportado en la opción «Indicar Avance» debe ser el porcentaje de cumplimiento alcanzado para cada una de las metas comprometidas en cada año de gestión. Por ejemplo: si el porcentaje comprometido era un 80% y lo alcanzado fue 80% o más, el porcentaje de avance a indicar es un 100%.

Al presionar «Indicar Avance», se despliega el siguiente formulario:

Al momento de subir los medios de verificación, es importante tener en cuenta que SICDE soporta archivos de hasta 30 mb cada uno. Por motivos de seguridad acepta todos los formatos, excepto .zip, .rar (carpetas comprimidas) y .txt (block de notas).

Terminada la carga de información en el indicador, se debe presionar el botón «Continuar». Ahora verás que el contenido se muestra dentro de las columnas del formulario. Se debe tener presente que al presionar «Continuar» no se guarda la información, pues para esto debes dirigirte al final del formulario y presionar el botón «Guardar». Esto permite que toda la información que hayas ingresado hasta ese momento quede registrada y pueda, por ejemplo, continuar en otro momento.

En los casos de sobrecumplimiento, vale decir, indicadores que tengan un porcentaje de avance mayor al 100%, el porcentaje que se debe colocar es 100% y no, por ejemplo, 105%.

Nota: El porcentaje que se indica debe ser en relación al lo comprometido. De esta manera, en caso de que un indicador tenga comprometido un avance de 40% para cierto año y el porcentaje de cumplimiento haya sido efectivamente ese 40%, el valor a ingresar en SICDE debe ser 100%, pues cumplió el total de lo comprometido.

El nivel de cumplimiento global se calculará multiplicando el porcentaje de cumplimiento efectivo de cada una de las metas de gestión, por el ponderador que le haya sido asignado, sumándose luego todos estos resultados parciales, expresándose en un valor porcentual acumulado final.

Recomendamos presionar el botón «Guardar» que se encuentra al final del documento, con el fin de resguardar la información ya completada y evitar cualquier tipo de contratiempo.

Informe Anexo de Gestión

El Informe de Anexo de Gestión tiene por objetivo que los ADP puedan dar a conocer anualmente los resultados anuales en distintos ámbitos de su desempeño anual a su jefatura directa, reflejando el aporte de la gestión del directivo a la generación del valor público, hecho que no siempre se ve reflejado en el Convenio de Desempeño.

El informe anexo de gestión sólo se realiza para la evaluación anual. Sus resultados no tienen implicancia en la renta del ADP. La finalidad de este informe, es ser un complemento al convenio de desempeño, resaltando aspectos más cualitativos que son propios del Modelo de Acompañamiento y Desarrollo, logrando de esta manera una evaluación integral de los altos directivos públicos.

A diferencia del proceso de evaluación del Convenio de Desempeño, el Informe Anexo establece cuáles son los niveles de cumplimiento para cada subdimensión. La escala es de 1 a 3 —donde 3 es «Destacado» y 1 es «Por mejorar» — considerando además un «No aplica».

La misma plataforma permite revisar la «Guía uso Informe Anexo de Gestión» la cual también se adjunta aquí.

No todas las subdimensiones aplican para todos los cargos, por lo que instamos a rellenar según las responsabilidades de cada función. En caso de un ADP considere que la subdimensión descrita no aplica a su cargo, simplemente debe considerar la opción «No aplica».

Es necesario rellenar esta guía con una de las 4 opciones. En caso de que se seleccione nivel 1 ó 3 debe, además, el sistema solicita que se escriba alguna justificación. La evidencia es optativa sólo en los niveles 2 o «No aplica» y obligatoria en los niveles 1 ó 3.

El sistema solicita realizar alguna retroalimentación general de la evaluación de las dimensiones. El recuadro se encuentra ubicado entre la parte final de la evaluación del CD y el inicio del Informe Anexo de Gestión.

Una vez rellenado todos los campos se debe presionar «Guardar y firmar», acción que lo redirigirá a un sitio en el cual se despliega una previsualización de la evaluación y se solicita nuevamente la clave por motivos de seguridad y evitar errores al igual que sucede al momento de subir un Convenio de Desempeño

Luego de ingresada la contraseña y presionado «Firmar», el documento será derivado automáticamente hacia el Jefe/a de Servicio para su revisión y aprobación.

Una vez que es enviada la evaluación, SICDE dirige el documento hacia Jefe/a de Servicio. De manera automática, le aparece una nueva tarea en su página de inicio de SICDE y se le notifica con un correo electrónico.

Revisión por parte del Jefe/a de Servicio

Nota: El siguiente apartado muestra el proceso de evaluación desde el perfil de un/a Jefe/a de Servicio.

Al ingresar a la actividad, se desplegará la evaluación realizada por el ADP de II nivel.

La evaluación por parte del Jefe/a de Servicio consiste en la revisión de la información ingresada por el ADP de II nivel. Así, en base a los medios de verificación y comentarios incluidos por el directivo/a, el Jefe/a de Servicio debe definir si el porcentaje ingresado es correcto o no.

También, en caso de que lo determine, podrá realizar comentarios o devolver la evaluación al II nivel. Para esto debe presionar el botón «Devolver» que aparece al inicio del formulario. Luego de presionarlo se podrán ingresar los comentarios o razones por lo que se está devolviendo esta evaluación al ADP de I nivel. Esto permitirá que el ADP de II nivel responda los comentarios del Jefe/a de Servicio y corrija en caso de ser necesario lo solicitado, enviando nuevamente la evaluación a la contraparte de evaluación y reiniciando el proceso de revisión.

La devolución de la evaluación borra la información ingresada por el Jefe/a de Servicio, permitiendo sólo un comentario general a llenar posterior a presionar el botón «Devolver».

En términos prácticos, es en el apartado «Autoevaluación» donde se encuentra el porcentaje de avance (% de Avance) determinado por el ADP de II nivel con su respectiva observación y los medios de verificación. La labor del Jefe/a de Servicio será, por tanto, en el apartado siguiente «Retroalimentación», donde están los dos campos que debe completar.

El porcentaje final de la evaluación del convenio de desempeño será el que resulte de los porcentajes ingresados por el Jefe/a de Servicio (% Observado) que puede ser diferente a los ingresados por el ADP evaluado.

Importante: El porcentaje observado (% Observado) *es el porcentaje que se determina por parte de la contraparte de evaluación*, vale decir, si un ADP se autoevaluó con un 95% y la contraparte determina el mismo porcentaje, el valor a ingresar es 95% y no 0%. En otras palabras, no es la diferencia entre el porcentaje determinado por el ADP y el porcentaje determinado por la contraparte de evaluación.

Una vez que se haya ingresado los porcentajes observados y las observaciones correspondientes, se puede finalizar el proceso presionando «Guardar y Firmar» al final del formulario, el cual llevará a una previsualización del documento y solicitará la clave como último paso de verificación. También es posible guardar el documento para poder hacerle una última revisión en otro momento, por ejemplo. Para esto se debe presionar el botón «Guardar».

Una vez ingresada la clave, SICDE mostrará un aviso de confirmación y abrirá inmediatamente una tarea a la contraparte de evaluación de servicio para subir la resolución que aprueba el porcentaje de evaluación anual del ADP de II nivel.

La tarea desplegada se denomina «Subir resolución firmada» y corresponde a la carga de la resolución digitalizada que aprueba el porcentaje de la evaluación anual. El documento a subir puede estar firmado digitalmente en caso de que el servicio y/o ministerio cuente con esta opción.

En caso de querer revisar el documento final de la evaluación que el sistema generó, se debe presionar la opción «Proceso de convenio concurso».

Luego de ingresar a «Subir resolución firmada», se despliega el sitio para subir la resolución. Además de este documento se debe incluir la fecha de la resolución y el número de ella.

Guardada esta información, se genera una tarea a través del sistema al Consultor/a DNSC, quien deberá revisar si la documentación fue cargada correctamente. Si está correcta, se realizará el registro en la oficina de partes y la contraparte recibirá la notificación por correo electrónico de recepción del documento. En caso contrario, se devolverá la tarea para que, por ejemplo, se suban los archivos correctos.

Informe de cierre

El Informe de Cierre corresponde a una evaluación especial y acontece al momento de que un ADP deja, por cualquier causal definida en la ley, su cargo de manera anticipada.

La evaluación de cierre queda abierta incluso posterior a la desvinculación de un/a Directivo/a. Al ingresar a SICDE, el ya exdirectivo/a debería visualizar esto la siguiente tarea.

Al momento de ingresar, se despliega la misma información del Convenio de Desempeño y se continúa el mismo proceso de cualquier evaluación. Para llenar los campos de Porcentaje de Avance, Medios de Verificación y Observación se debe presionar en «Indicar Avance».

Recomendamos presionar el botón «Guardar» que se encuentra al final del documento, con el fin de resguardar la información ya completada y evitar cualquier tipo de contratiempo.

Todos los campos son obligatorios de rellenar. Al igual que la evaluación semestral, se debe ingresar Observaciones generales de la evaluación realizada.

Una vez que se Guarda y Firma, la evaluación queda registrada en SICDE.