Elaboración y suscripción

         Plazos asociados

Los convenios de desempeño (CD) de I y II niveles ADP tienen una duración de tres años. El CD deberá ser propuesto por la Jefatura correspondiente al directivo o directiva, a más tardar dentro de los treinta días corridos contados desde su nombramiento o renovación. 

El plazo máximo para la suscripción del CD es de sesenta días corridos, contados desde el nombramiento o renovación del directivo o directiva.

La autoridad respectiva deberá comunicar formalmente al Servicio Civil sobre la suscripción del convenio de desempeño dentro del plazo máximo de noventa días, contados desde el nombramiento o renovación del directivo o directiva.

Importante: En caso de incumplimiento, Servicio Civil deberá informar a Contraloría General de la República para efectos de la aplicación de una multa que puede afectar entre el 20% al 50% de la remuneración de dicha autoridad (Jefatura de Servicio o Ministro o Ministra, según sea el caso). Además, el Servicio Civil informará al Consejo de Alta Dirección Pública sobre el estado de cumplimiento de esta obligación.

         Elaboración del convenio

Para iniciar el proceso de elaboración del convenio de desempeño, se debe ingresar al hipervínculo Generar propuesta de convenio en la página principal de SICDE. Esta opción se habilitará cada vez que se inicie un concurso, vale decir, desde antes del nombramiento de un o una directiva.

Será la contraparte titular del ministerio o servicio el funcionario o funcionaria que tendrá en su bandeja de entrada de SICDE esta tarea. Al presionar Generar propuesta de convenio se despliega el formulario que permitirá generar una propuesta de convenio de desempeño.

Para realizar la “carga” del convenio se debe seleccionar la opción Agregar objetivo y rellenar los campos correspondientes.

Nota: Tanto los objetivos como los indicadores deben tener una ponderación mínima de 10% y máxima de 30%. De esta forma, el máximo de indicadores por objetivos son 3 (de 10% cada uno), mientras que el máximo de objetivos por convenio de desempeño son 10 (de 10% cada uno). Este proceso se repite por cada uno de los objetivos e indicadores que se consideren para el convenio de desempeño.

Una vez que se rellenaron los campos necesarios, el sistema permite realizar cuatro acciones:

• Previsualizar: genera un documento PDF con toda la información ingresada.

• Guardar: permite guardar el documento en la sesión propia. No envía el documento al Consultor o Consultora del Servicio Civil, lo que permite trabajar la propuesta de convenio en diferentes momentos.

• Cerrar: termina con la acción que se estaba realizando sin guardar.

• Guardar y firmar: presionando este botón se envía el documento al Consultor o Consultora del Servicio Civil. El sistema solicitará nuevamente la clave de ingreso para el envío. 

Finalizado este paso aparecerá una confirmación de envío del documento. Desde este punto, el Consultor o Consultora del Servicio Civil tiene un plazo de 5 días hábiles para su revisión y/o aprobación.

    Revisión y aprobación del convenio

La acción Guardar y firmar deriva la propuesta de convenio al Consultor o Consultora de Servicio Civil para su revisión. El Consultor o Consultora tendrá la posibilidad de ingresar comentarios técnicos y de forma a la propuesta de convenio, solicitando modificaciones al documento en la línea de mejorar la redacción, la complejidad de los objetivos, la fórmula de cálculo, los supuestos u otros elementos que se estimen pertinentes.

De este proceso de revisión, pueden suscitar tres posibles escenarios:

    1. Derivación a SEGPRES

Los convenios de I nivel, es decir, de Jefaturas de Servicio, pueden ser derivados en primera instancia al Ministerio Secretaría General de la Presidencia (SEGPRES), con el fin de que revisen e ingresen comentarios (si corresponde) que complementen la propuesta de convenio, entregando una mirada desde el Programa de Gobierno a los CD.

SEGPRES contará con un plazo máximo de cinco días hábiles para ingresar comentarios. 

     2. Aprobación del convenio

La propuesta de convenio deberá ser aprobada previa revisión técnica y/o metodológica del Consultor o Consultora de Servicio Civil. La aprobación del convenio da como resultado la tarea de convenio en espera de firma, donde se deberá definir las personas firmantes y posteriormente subir el convenio firmado y la resolución que lo aprueba a SICDE. Esta labor debe ser hecha por la contraparte titular de convenios del servicio o ministerio, según corresponda.

            3. Convenio es devuelto con observaciones

En caso de que el convenio sea objeto de alguna observación por parte del Consultor o Consultora de Servicio Civil, la propuesta de convenio será devuelta vía SICDE a la contraparte titular de convenios del ministerio o servicio correspondiente. La contraparte deberá dar respuesta a las observaciones a través de la misma plataforma.

Para responder o añadir las sugerencias realizadas, la contraparte deberá ingresar nuevamente a la opción Generar Propuesta de Convenio y seguir los mismos pasos que realizó al momento de la carga inicial del convenio. Para hacer envío al Consultor o Consultora de Servicio Civil la contraparte debe nuevamente presionar Guardar y firmar. Esta acción activa la tarea al Consultor o Consultora, reiniciando el proceso de revisión y/o aprobación.

          Suscripción, firma y comunicación del convenio

Una vez que la propuesta de convenio haya sido aprobada por Servicio Civil, el sistema activará automáticamente una nueva tarea a la contraparte titular de convenios para la carga del convenio firmado por la Jefatura de Servicio o Ministro o Ministra de la cartera, según corresponda.

Junto al convenio suscrito se debe subir la resolución exenta que lo aprueba. SICDE permite la carga de un documento anexo en caso de ser necesario, aunque no es un campo obligatorio.

Nota: Se consideran válidos los documentos firmados física o digitalmente, SICDE actualmente no integra firma electrónica avanzada.

Para subir los documentos se debe ingresar a la actividad Convenios en espera de firma y seleccionar el concurso ADP correspondiente al convenio elaborado.

Lo primero que corresponde hacer es definir las personas firmantes. Para esto, se debe seleccionar la opción Definir Firmantes e ingresar los datos solicitados.

Una vez rellenada y guardada esta información se debe proceder a subir el convenio, su resolución y un anexo en caso de ser necesario. Para esto, se debe presionar el botón Subir convenio firmado.

Con esta acción los documentos cargados serán derivados al Consultor o Consultora de Servicio Civil para su revisión, el cual podría devolverlos en caso de encontrar alguna inconsistencia, error o mala resolución que impida la correcta lectura.

La aprobación de los documentos da como resultado su registro en la Oficina de Partes del Servicio Civil y, por tanto, se entiende como comunicados según lo estipulado en la ley Nº 19.882, no debiendo duplicar el envío por otras plataformas digitales ni en formato físico los documentos cargados en SICDE.