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En los casos de las Jefaturas de Unidades de Apoyo Técnico Pedagógico, Administración y Finanzas, Planificación y Control de Gestión, Gestión Territorial, Gestión de Personas e Infraestructura y Mantenimiento, el proceso se encuentra definido tanto por la ley Nº 21.040 como por la ley N° 19.882.
El proceso detallado a continuación, se construyó en base a lo señalado en el artículo N° 25 de la Ley N° 21.040, donde se señala además, que estas jefaturas se rigen por lo establecido en la ley 19.882, que regula al Sistema de Alta Dirección Pública, en lo referido al proceso de Convenios de Desempeño (CD).
Plazos para elaboración, suscripción y envío del CD
Los Convenios de Desempeño (CD) de los I y II niveles ADP tienen una duración de tres años. El CD deberá ser propuesto por la jefatura al ADP, a más tardar dentro de dos semanas contadas desde su nombramiento o renovación. El plazo máximo para la suscripción del CD es de treinta días hábiles administrativos contados desde el nombramiento o renovación del ADP*.
En el caso de los convenios de Subdirección o Jefaturas de Unidad SLEP, las metas deberán estar alineadas con el Convenio de Gestión Educacional.
La autoridad respectiva deberá comunicar formalmente al Servicio Civil sobre la suscripción del convenio de desempeño dentro del plazo máximo de noventa días, contados desde el nombramiento o renovación del directivo.
Importante: En caso de incumplimiento, Servicio Civil deberá informar a Contraloría General de la República para efectos de la aplicación de una multa que puede afectar entre el 20% al 50% de la remuneración de dicha autoridad (jefe/a de servicio o ministro/a según sea el caso). Además, el Servicio Civil informará al Consejo de Alta Dirección Pública sobre el estado de cumplimiento de esta obligación.
*Art.25 de la ley 21.040
Elaboración del CD
Para iniciar el proceso de elaboración de CD, se debe ingresar al hipervínculo Generar propuesta de convenio en la página principal de SICDE. Esta opción se habilitará cada vez que se inicie un concurso, vale decir, desde antes de que exista un nombramiento.
Será la contraparte titular del ministerio o servicio quien que tendrá en su bandeja de entrada de SICDE esta tarea. Al presionar Generar propuesta de convenio se despliega el formulario que permitirá generar una propuesta de convenio de desempeño.
Para realizar la “carga” del convenio se debe seleccionar la opción Agregar objetivo y completar los campos que se indican.
Nota: Tanto los objetivos como los indicadores sólo pueden tener una ponderación mínima de 10% y máxima de 30%. Este proceso se repite por cada uno de los objetivos e indicadores que se consideren para el Convenio de Desempeño.
Una vez que se han completado los campos necesarios, el sistema permite realizar cuatro acciones:
Previsualizar: genera un documento PDF con toda la información ingresada.
Guardar: permite grabar el documento en la sesión propia. No envía el documento a Consultor/a de SC, lo que permite trabajar la propuesta de CD en diferentes momentos.
Cerrar: termina con la acción que se estaba realizando sin guardar.
Guardar y firmar: presionando este botón se envía documento a Consultor/a SC. Para confirmar el envío se solicitará nuevamente la clave de ingreso.
Finalizado este paso aparecerá una confirmación de envío del documento. Desde este punto, el Consultor/a del Servicio Civil tiene un plazo de 5 días hábiles para su revisión y/o aprobación.
Revisión y aprobación del CD
Revisión y aprobación del CD
La acción Guardar y firmar deriva la propuesta de convenio al Consultor/a SC para su revisión, quien tendrá la posibilidad de ingresar comentarios técnicos y de forma a la propuesta de CD, solicitando modificaciones al documento en la línea de mejorar la redacción, la complejidad de los objetivos, la fórmula de cálculo, los supuestos u otros elementos que se estimen pertinentes.
De este proceso de revisión, pueden suscitar dos posibles escenarios:
1. Aprobación del convenio
Una propuesta de convenio puede ser aprobada en primera instancia si es que la revisión técnica del o la Consultor/a SC así lo estima. La aprobación del convenio da como resultado la tarea de subir el convenio firmado y la resolución que lo aprueba a SICDE. Esta labor debe llevarla a cabo la contraparte de convenios titular del servicio o ministerio, según corresponda.
2. Convenio con observaciones
En caso de que el convenio sea objeto de alguna observación o comentario por parte del o la Consultor/a SC, la propuesta de CD será devuelta vía SICDE a la contraparte titular de convenios del ministerio o servicio correspondiente. La contraparte tendrá la posibilidad de ver y/o responder estos comentarios a través de la misma plataforma.
Para responder o añadir los requerimientos solicitados, la contraparte deberá ingresar nuevamente a la opción Generar Propuesta de Convenio y seguir los mismos pasos que realizó al momento de la carga inicial del convenio. Para hacer envío al Consultor/a SC la contraparte debe nuevamente presionar Guardar y firmar. Esta acción activa nuevamente la tarea al Consultor/a SC, reiniciando el proceso de revisión y/o aprobación.
Suscripción, firma y comunicación del CD
Una vez que la propuesta de CD haya sido aprobada por Consultor/a SC, SICDE activará automáticamente una nueva tarea a la contraparte titular de convenios para la carga del convenio firmado por el Jefe/a de Servicio y el Ministro/a de la cartera, es decir, el convenio suscrito.
Junto al CD suscrito se debe subir la resolución exenta que aprueba este convenio. SICDE permite la carga de un documento anexo en caso de ser necesario, aunque no es un campo obligatorio.
Nota: Se consideran válidos los documentos firmados física o digitalmente, aunque por ahora SICDE no integra firma electrónica avanzada.
Para subir los documentos se debe ingresar a la actividad X Convenios en espera de firma y seleccionar el concurso ADP correspondiente al convenio elaborado.
Lo primero que corresponde hacer es definir los firmantes. Para esto, se debe seleccionar la opción Definir Firmantes e ingresar los datos solicitados.
Una vez completada y guardada esta información, se debe proceder a subir el convenio, su resolución y un anexo en caso de ser necesario. Para esto, se debe presionar el botón Subir convenio firmado.
Con esta acción los documentos subidos serán derivados a Consultor/a SC para su revisión, el cual podría devolverlos en caso de encontrar alguna inconsistencia, error o mala resolución que impida la correcta lectura del instrumento.
La aprobación de los documentos da como resultado el registro de ellos en la Oficina de Partes del Servicio Civil y, por tanto, se entiende como comunicados según lo estipulado en la ley Nº 19.882, no habiendo necesidad de hacer envío por plataformas digitales ni oficio físico de lo cargado en plataforma.
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