Evaluación anual II nivel
La evaluación anual inicia el mismo día de cumplimiento del año de gestión.
En términos prácticos, el proceso de evaluación anual comienza con la llegada de una alerta vía correo al directivo o directiva de II nivel que le informa que debe realizar su autoevaluación. El proceso continúa con la revisión por parte de la jefatura de servicio y finaliza con la resolución que aprueba el porcentaje de cumplimiento del CD.
El siguiente proceso aplica para todos los cargos ADP de I nivel exceptuando a los directivos y directivas pertenecientes a los Servicios Locales de Educación Pública.
Autoevaluación
Para ingresar a la evaluación anual se debe presionar el botón azul Procesar o Evaluación Convenio de Desempeño que se muestra al momento de ingresar a SICDE.
En la última columna del formulario desplegado aparece en letras azules la opción Indicar Avance, el cual debe ser presionado para rellenar los campos que dan cuenta del porcentaje de avance.
Al momento de subir los medios de verificación, es importante tener en cuenta que SICDE soporta archivos de hasta 30mb cada uno. Por motivos de seguridad acepta todos los formatos, excepto .zip, .rar (carpetas comprimidas) y .txt (block de notas).
Terminada la carga de información en el indicador se debe presionar el botón Continuar, lo que permite mostrar el contenido reportado al interior de las columnas del formulario.
En los casos de sobrecumplimiento, vale decir, indicadores que tengan un porcentaje de avance mayor al 100%, el porcentaje a ingresar debe ser 100%.
El nivel de cumplimiento global se calculará multiplicando el porcentaje de cumplimiento efectivo de cada una de las metas de gestión, por el ponderador que le haya sido asignado, sumándose luego todos estos resultados parciales, expresándose en un valor porcentual acumulado final.
Nota: El porcentaje a reportar debe ser en relación a la meta comprometida. En caso de que un indicador tenga comprometido un avance de 40% para cierto año y el porcentaje de cumplimiento haya sido efectivamente ese 40%, el valor a ingresar en SICDE debe ser 100%, pues se cumplió el total de lo comprometido inicialmente.
Nota: Recomendamos presionar el botón Guardar en la parte inferior del sitio para evitar la pérdida de información. SICDE no cuenta con sistema de autoguardado
Una vez rellenado todos los campos se debe presionar el botón de la parte final del sitio llamado Guardar y firmar. Esta acción redirigirá a un sitio en el cual se despliega una previsualización de la evaluación en formato PDF y se solicita nuevamente la clave a modo de confirmación.
Luego de ingresada la contraseña y presionado Firmar el documento será derivado automáticamente a la jefatura de servicio para su revisión y retroalimentación.
Aprobación de autoevaluación II nivel
Una vez que el directivo o directiva de II nivel haya guardado y enviado su autoevaluación según lo explicado en el apartado anterior, la jefatura de servicio recibirá un correo electrónico en donde se indica sobre la autoevaluación realizada y se le invita a ingresar al sistema para poder realizar la retroalimentación correspondiente.
La evaluación por parte de la jefatura de servicio consiste en la revisión y validación de la información ingresada por el ADP de II nivel, en base a los medios de verificación y comentarios incluidos por el directivo o directiva de II nivel.
En caso de que lo determine, la jefatura de servicio podrá realizar comentarios o devolver la evaluación al II nivel. Para esto deberá presionar el botón Devolver que aparece al inicio del formulario e ingresar los motivos por los que se está devolviendo la autoevaluación. Esta acción permite que el directivo o directiva de II nivel responda los comentarios su jefatura y corrija la información ingresada en caso de ser necesario, reiniciando el proceso ya descrito.
Revisión
En el formulario desplegado en pantalla existe un apartado denominado Autoevaluación, en donde se encuentra el porcentaje de avance (% de Avance), las observaciones y medios de verificación reportados por el directivo o directiva de II nivel en su autoevaluación.
La labor de la jefatura de servicio será, por tanto, en el apartado siguiente denominado Retroalimentación, donde se encuentran los dos campos que deberá completar a fin de determinar el porcentaje final de la evaluación anual del directivo o directiva de II nivel respectivo.
Importante: El porcentaje observado (% Observado) es el porcentaje que valida y determina la autoridad como porcentaje final de la evaluación, el cual puede diferir del porcentaje ingresado en su autoevaluación por parte del directivo o directiva de II nivel.
Una vez rellenado todos los campos se debe presionar el botón de la parte final del sitio llamado Guardar y firmar. Esta acción redirigirá a un sitio en el cual se despliega una previsualización de la evaluación en formato PDF y se solicita nuevamente la clave a modo de confirmación.
Nota: Recomendamos presionar el botón Guardar en la parte inferior del sitio para evitar la pérdida de información. SICDE no cuenta con sistema de autoguardado
Carga de Resolución Exenta
Una vez finalizada la revisión por parte de la jefatura de servicio, corresponderá a la contraparte de evaluación cargar la resolución que aprueba el porcentaje final de evaluación anual del directivo o directiva de II nivel, a través de la tarea desplegada en pantalla denominada Subir resolución firmada.
Ingresando se despliega la opción para cargar el acto administrativo correspondiente. Junto a este archivo, se debe señalar la fecha de la resolución y el número de ella.
Guardada esta información el Consultor o Consultora de Servicio Civil deberá revisar si la documentación fue cargada correctamente. En caso de no presentar errores se aprobará y registrará a través del mismo sistema en la Oficina de Partes del Servicio Civil. En caso contrario, podrá devolver la evaluación al proceso de retroalimentación por parte de la autoridad, o devolver para que se corrija el archivo o datos ingresados, según sea el caso.