Evaluación anual Directoras y Directores Ejecutivos SLEP

Corresponderá al Ministerio de Educación, a través de la Dirección de Educación Pública, la determinación del grado de cumplimiento del convenio de gestión educacional, así como también efectuar el seguimiento y la evaluación de éste. 

Teniendo en vista el informe preliminar emitido al término del año escolar por la Directora o Director Ejecutivo, la autoridad de la DEP dispondrá la elaboración de un informe final que deberá determinar el grado de cumplimiento de las metas contenidas en cada CGE, y los cambios en las circunstancias y supuestos básicos de tales metas, a fin de evaluar su posible adecuación. 

La entrega del informe por parte del Director o Directora Ejecutiva tiene un plazo máximo de dos meses, la revisión por parte del Director o Directora DEP debe realizarse dentro de los 60 días contados desde su recepción.

La autoridad tiene que elaborar un informe final que determinará el grado de cumplimiento de los objetivos, metas e indicadores contenidos en el CGE. Finalmente, se confeccionará una resolución con el porcentaje final de cumplimiento del convenio de desempeño para el año en evaluación.

Será la contraparte de evaluación de la DEP quien remitirá al Servicio Civil  una copia de la resolución de la evaluación anual y del informe de evaluación, dentro de los 10 días siguientes a su total tramitación. En términos prácticos, para el Servicio Civil esta comunicación se concreta con la carga de la resolución y del informe a través del SICDE.

Durante el último año escolar, la o el Director Ejecutivo debe entregar su informe preliminar con 120 días de anticipación al vencimiento de su periodo de nombramiento. Excepto, si su periodo de gestión restante es inferior, en cuyo aso rige el informe anterior.

Nota: Según el artículo 23 de la ley Nº 21.040 el resultado de la evaluación anual de un Director o Directora Ejecutiva es una de las causales para su desvinculación.

Si un Director o Directora cesa en sus funciones antes de concluir su periodo de gestión, deberá entregar el informe preliminar del grado de cumplimiento, dando cuenta de su gestión a la fecha de cierre de sus funciones.

Nota: El siguiente apartado muestra el proceso de evaluación desde el perfil de un Director o Diectora Ejecutiva.

Para ingresar a la evaluación anual se debe presionar el botón azul Procesar o Evaluación Convenio de Desempeño que se muestra al momento de ingresar a SICDE.

Lo primero que se visualizará será la posibilidad de justificar la no realización del proceso completo de evaluación anual por los siguientes motivos:

• Cercanía de fecha de nombramiento con fecha de evaluación (Nombramiento reciente)

• Licencia médica prolongada o pre/post natal

• Desastres naturales, alteraciones sociales, pandemias y otros

• Subrogancia prolongada en otro cargo durante el periodo de evaluación

En caso de que se dé alguna de las excepciones descritas, el Director o Directora deberá seleccionarla detallando la causal. Posteriormente esta información es derivada a través del sistema a la autoridad de la DEP.

Si se trata de un proceso de evaluación anual, se debe continuar con los pasos siguientes:

En la última columna del formulario desplegado aparece en letras azules la opción Indicar Avance, el cual debe ser presionado para rellenar los campos que dan cuenta del porcentaje de avance.

Nota: Al momento de subir los medios de verificación, es importante tener en cuenta que SICDE soporta archivos de hasta 30mb cada uno. Por motivos de seguridad acepta todos los formatos, excepto .zip, .rar (carpetas comprimidas) y .txt (block de notas).

Terminada la carga de información en el indicador se debe presionar el botón Continuar, lo que permite mostrar el contenido reportado al interior de las columnas del formulario.

En los casos de sobrecumplimiento, vale decir, indicadores que tengan un porcentaje de avance mayor al 100%, el porcentaje a ingresar debe ser 100%.

El nivel de cumplimiento global se calculará multiplicando el porcentaje de cumplimiento efectivo de cada una de las metas de gestión, por el ponderador que le haya sido asignado, sumándose luego todos estos resultados parciales, expresándose en un valor porcentual acumulado final.

Nota: El porcentaje a reportar debe ser en relación a la meta comprometida. En caso de que un indicador tenga comprometido un avance de 40% para cierto año y el porcentaje de cumplimiento haya sido efectivamente ese 40%, el valor a ingresar en SICDE debe ser 100%, pues se cumplió el total de lo comprometido inicialmente.

Nota: Recomendamos presionar el botón Guardar en la parte inferior del sitio para evitar la pérdida de información. SICDE no cuenta con sistema de autoguardado.

Una vez completa la información de todos los campos, se debe presionar el botón de la parte final del sitio llamado Guardar y firmar. Esta acción redirigirá a un sitio en el cual se despliega una previsualización de la evaluación en formato PDF y se solicita nuevamente la clave a modo de confirmación.

Luego de ingresada la contraseña y presionado Firmar el documento será derivado automáticamente a la Contraparte de Evaluación Ministerial para su revisión y aprobación.

Una vez que el Director o Directora Ejecutiva ha guardado y enviado su autoevaluación según lo explicado en el apartado anterior, la Dirección de la DEP recibirá un correo electrónico en donde se indica que una o un Director Ejecutivo ha realizado su autoevaluación y se le invita a ingresar al sistema para poder realizar la retroalimentación correspondiente.

La evaluación por parte de la Dirección de la DEP consiste en la revisión y validación de la información ingresada en base a los medios de verificación y comentarios incluidos por este último.

En caso de que lo determine, la Dirección de la DEP podrá realizar comentarios o devolver la evaluación. Para esto deberá presionar el botón Devolver que aparece al inicio del formulario e ingresar los motivos por los que se está devolviendo la autoevaluación. Esta acción permite que la o el Director Ejecutivo responda los comentarios de la Dirección de la DEP y corrija la información ingresada en caso de ser necesario, reiniciando el proceso ya descrito.

En el formulario desplegado en pantalla existe un apartado denominado Autoevaluación, en donde se encuentra el porcentaje de avance (% de Avance), las observaciones y medios de verificación reportados por la Directora o Director en su autoevaluación.

La autoridad de la DEP deberá trabajar en el apartado siguiente denominado Retroalimentación, donde se encuentran los dos campos que tienen que completarse a fin de determinar el porcentaje final de la evaluación anual de la Directora o Director Ejecutivo respectivo.

Importante: El porcentaje observado (% Observado) es el porcentaje que valida y determina la autoridad como porcentaje final de la evaluación, el cual puede diferir del porcentaje ingresado en su autoevaluación por parte del ADP.

Una vez  completada la información de todos los campos se debe presionar el botón de la parte final del sitio llamado Guardar y firmar. Esta acción redirigirá a un sitio en el cual se despliega una previsualización de la evaluación en formato PDF y se solicita nuevamente la clave a modo de confirmación.

Nota: Recomendamos presionar el botón Guardar en la parte inferior del sitio para evitar la pérdida de información. SICDE no cuenta con sistema de autoguardado.

Una vez finalizada la revisión, corresponderá a la Contraparte de Evaluación de la DEP la carga de la resolución que aprueba el porcentaje final de evaluación anual del Director o Directora Ejecutiva, a través de la tarea desplegada en pantalla denominada Subir resolución firmada.

Ingresando a esta opción se despliega la opción para cargar el acto administrativo correspondiente. Junto a este archivo, se debe incluir la fecha de la resolución y el número de ella.

La Consultora SC deberá revisar si la resolución que aprueba el porcentaje de evaluación fue cargada correctamente. En caso de no presentar errores, se aprobará y registrará a través de SICDE en la Oficina de Partes del Servicio Civil. En caso contrario, podrá devolver la evaluación al Director o Directora Ejecutiva o la Contraparte de Evaluación Ministerial, según sea la situación.