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I. CONCEPTOS GENERALES Y MARCO NORMATIVO
I. CONCEPTOS GENERALES Y MARCO NORMATIVO
¿Qué es el convenio de desempeño de alta dirección pública?
¿Qué es el convenio de desempeño de alta dirección pública?
La evaluación del desempeño de los cargos de alta dirección pública no se realiza conforme a las normas del Estatuto Administrativo (Proceso calificatorio). En cambio, quienes ejercen estos cargos suscriben un convenio de desempeño con la autoridad que los designa.
De acuerdo al reglamento vigente el convenio de desempeño es un instrumento de gestión que orienta a las y los altos directivos públicos en el cumplimiento de los desafíos que les exige su cargo y le fija objetivos estratégicos de gestión por los cuales serán retroalimentados y evaluados anualmente y al término de su período de desempeño.
Es un instrumento que facilita la rendición de cuentas efectiva y transparente tanto a la autoridad que corresponda como a la ciudadanía.
Los objetivos que fije el convenio de desempeño deben reflejar las prioridades gubernamentales y de la autoridad respectiva así como también el aporte clave que se espera que el directivo/a realice a la institución, debiéndola conducir hacia mayores niveles de calidad y eficiencia.
En todo caso, no pueden ser objetivos las materias que son obligaciones funcionarias reguladas en el Estatuto Administrativo.
¿En qué leyes o reglamentos se regulan los convenios de desempeño de los cargos de alta dirección pública?
El marco normativo se encuentra establecido fundamentalmente en las siguientes leyes, reglamentos e instructivos:
Decreto N° 172, de 21 de octubre de 2014, del Ministerio de Hacienda, que Aprueba el nuevo reglamento que regula los convenios de desempeño para los altos directivos públicos establecidos en el párrafo 5º del Título VI de la ley 19.882.
Las y los Directores Ejecutivos de los Servicios Locales de Educación Pública suscriben un convenio de gestión educacional, que se regula en un reglamento especial, contenido en el Decreto N° 82, de 26 de enero de 2022, del Ministerio de Educación.
Adicionalmente cabe considerar que la Contraloría General de la República, en el marco de sus facultades, ha emitido varios dictámenes sobre distintas materias vinculadas a la regulación de los convenios de desempeño.
¿Qué son los compromisos de desempeño o de gestión?
Son los objetivos a lograr por la o el alto directivo público, contenidos en el convenio de desempeño suscrito.
Comprenden objetivos estratégicos, indicadores, metas anuales, medios de verificación y los supuestos básicos en que se basa el cumplimiento de los mismos.
Deben ser coherentes con los desafíos del cargo y los lineamientos para el convenio de desempeño que fueron incluidos en el perfil de selección del alto directivo público.
¿Qué se entiende por periodo de desempeño y por año de gestión?
Considerando que los cargos de alta dirección tienen un nombramiento por tres años, renovables hasta dos veces por igual lapso, el “período de desempeño” corresponde a cada lapso trienal que transcurre desde la fecha del nombramiento o renovación, el cual puede finalizar antes si se produce un cese en funciones por cualquier causal legal. Se refiere a cuánto tiempo se desempeñó el cargo.
Para los efectos de la evaluación del convenio de desempeño el reglamento vigente alude al concepto de “año de gestión”, esto es, el período de doce meses contado desde la fecha de nombramiento de la directiva o directivo, o su renovación. Se refiere al periodo a evaluar. Al respecto, es importante tener en cuenta que la evaluación del convenio no es por año calendario sino que por año de gestión.
II. PROPUESTA, SUSCRIPCIÓN Y VIGENCIA DEL CONVENIO DE DESEMPEÑO
II. PROPUESTA, SUSCRIPCIÓN Y VIGENCIA DEL CONVENIO DE DESEMPEÑO
¿Con qué autoridad se suscribe el convenio de alta dirección pública?
En el caso de las jefaturas superiores de servicio, éstas suscriben el convenio con la o el ministro del ramo, a propuesta de éste/a. La o el ministro puede delegar esta facultad en el subsecretario/a del ramo.
Las y los directivos de segundo nivel jerárquico, suscriben el convenio con la jefatura superior de servicio respectivo, a propuesta de éste/a.
Tratándose de los hospitales, el convenio de desempeño lo debe proponer y suscribir la o el director de dicho establecimiento con las y los subdirectores médicos y administrativos respectivos.
¿Cuál es el plazo para que la autoridad respectiva realice la propuesta del convenio de desempeño a la alta o alto directivo público?
Los convenios de desempeño deben ser propuestos, a más tardar, dentro de los treinta días corridos contados desde el nombramiento, y deben considerar el respectivo perfil del cargo.
¿Existe un modelo o formato de convenio de desempeño de alta dirección pública?
Los contenidos mínimos los establece la ley N°19.882 y su reglamento.
Sin perjuicio, de acuerdo a la ley, los convenios deben sujetarse al modelo e instrucciones que imparta la Dirección Nacional del Servicio Civil.
La propuesta la elabora la autoridad respectiva por medio de la plataforma informática dispuesta al efecto por el Servicio Civil. Este servicio realiza, en su caso, observaciones técnicas a la propuesta en forma previa a la suscripción del convenio.
Es importante tener en cuenta que la autoridad competente, a partir del momento que solicita el inicio de un concurso público para proveer un cargo de alta dirección pública, debe incluir en el perfil de selección los desafíos del cargo y lineamientos para el convenio de desempeño. Esta información es el principal insumo del convenio que deberá suscribir la o el alto directivo público. Una vez aprobado el perfil de selección por el Consejo de Alta Dirección Pública, la autoridad queda en condiciones de elaborar la propuesta de convenio de desempeño para el cargo respectivo.
¿Qué debe incluir la propuesta de convenio de desempeño de la alta dirección pública?
En la proposición de convenio se deben incluir:
Las metas anuales estratégicas de desempeño del cargo durante el periodo
Los objetivos de resultados a alcanzar en el área de responsabilidad del directivo en cada año, con los correspondientes indicadores, medios de verificación y supuestos básicos en que se basa el cumplimiento de los mismos.
Dichas metas y objetivos deben ser coherentes con los determinados para el servicio de conformidad con sus sistemas de planificación, presupuestos y programas de mejoramiento de la gestión.
También, conforme al reglamento vigente la propuesta debe considerar los contenidos mínimos del convenio que el mismo reglamento establece.
PLAZOS
¿Cúal es el plazo para la suscripción de un convenio de desempeño de alta dirección pública?
La ley establece un plazo máximo de sesenta días corridos, contado desde el nombramiento definitivo o renovación.
¿Cómo es el proceso de suscripción del convenio de desempeño?
El convenio de desempeño en su versión definitiva (revisada por el Servicio Civil) debe ser firmado por ambas partes. Adicionalmente debe ser aprobado por resolución de la autoridad competente.
¿Qué otro trámite se debe realizar luego de la suscripción y aprobación?
Los convenios suscritos deben ser comunicados a la Dirección Nacional del Servicio Civil para su conocimiento y registro.
La autoridad es la que debe cumplir con esta obligación dentro del plazo máximo de noventa días, contado desde el nombramiento o renovación de la o el alto directivo público.
La autoridad realiza este trámite por medio de la plataforma informática dispuesta al efecto, ingresando el convenio suscrito y su resolución aprobatoria.
En caso de incumplimiento, la Dirección Nacional del Servicio Civil debe informar a la Contraloría General de la República, toda vez que la autoridad puede ser sancionada con una multa de 20 a 50 por ciento de su remuneración.
El Servicio Civil, además, debe informar al Consejo de Alta Dirección Pública sobre el estado de cumplimiento de esta obligación.
De acuerdo al reglamento vigente el convenio registrado corresponde al convenio de desempeño aprobado por resolución de la autoridad competente que consta en el registro que administra la Dirección Nacional del Servicio Civil.
¿Se debe suscribir el convenio de desempeño en el evento de desvinculación en el primer año de gestión?
Sí. Sólo en el evento de que la desvinculación ocurra antes de los 60 días corridos desde el nombramiento (Plazo máximo para suscribir el convenio) no es necesario que se lleve a cabo la suscripción.
¿Cuál es el periodo de vigencia del convenio de desempeño?
Los convenios de desempeño tienen una duración de tres años.
En caso de renovación se debe suscribir un nuevo convenio de desempeño.
III. MODIFICACIÓN DEL CONVENIO DE DESEMPEÑO.
III. MODIFICACIÓN DEL CONVENIO DE DESEMPEÑO.
¿Puede modificarse un convenio de desempeño durante su vigencia?
Sí, la ley establece que los convenios de desempeño podrán modificarse una vez al año, por razones fundadas.
¿Por qué razones se puede modificar un convenio de desempeño?
El reglamento vigente establece que se consideran como causas para modificar un convenio de desempeño, entre otras, las alteraciones en los supuestos básicos en que se basa el cumplimiento de los mismos, cambios en las condiciones acordadas originalmente que afecten el cumplimiento de los objetivos y cambios en las prioridades del sector y/o Servicio respectivo.
Las modificaciones se pueden referir a los objetivos, indicadores, metas y/o medios de verificación.
¿Cómo se tramita la modificación del convenio de desempeño?
Del mismo modo que la suscripción del convenio.
Las modificaciones se deben establecer en un nuevo documento de convenio, en el cual se mantienen los compromisos y metas que no son modificados y se deja constancia de las modificaciones efectuadas.
El convenio modificado se debe suscribir y aprobar por resolución.
La autoridad debe remitir la resolución modificatoria a la Dirección Nacional del Servicio Civil y al Consejo de Alta Dirección Pública, para su conocimiento.
IV. RETROALIMENTACIÓN.
¿Qué instancias de retroalimentación existen durante el año de gestión?
La ley hace referencia a que la autoridad debe brindar retroalimentación al directivo o directiva pública en el marco de su convenio de desempeño, pero no establece un plazo o periodicidad para realizarla.
El reglamento vigente indica que la autoridad competente debe realizar el seguimiento del cumplimiento de las metas acordadas en el convenio de desempeño y la retroalimentación respectiva con el propósito de utilizar el convenio de desempeño como una herramienta efectiva de gestión.
La Dirección Nacional del Servicio Civil, dispone, en el instructivo de convenios de desempeño, una instancia de retroalimentación entre el sexto y el octavo mes de cada año de gestión.
En la práctica, se abre una opción al directivo o directiva de realizar una autoevaluación parcial en la plataforma informática dispuesta al efecto (SICDE). Esta autoevaluación la recibe directamente la autoridad y es un insumo para que ésta efectúe una retroalimentación al directivo.
El Servicio Civil recomienda aprovechar la instancia de retroalimentación para comunicar a la autoridad respectiva los avances en el cumplimiento de los objetivos de gestión, así como solicitar posibles modificaciones en el convenio, efectuar sugerencias y/o justificar incumplimiento de alguna o más metas.
V. EVALUACIÓN DEL CONVENIO DE DESEMPEÑO.
¿Cuándo se realiza la evaluación del convenio de desempeño de alta dirección pública?
La evaluación del convenio de desempeño debe efectuarse cada doce meses, contados a partir del nombramiento de la o el alto directivo público.
Como se mencionó previamente la evaluación es por cada año de gestión y no por año calendario.
Excepción: La evaluación de los convenios de gestión educacional que suscriben las y los Directores Ejecutivos de los Servicios Locales de Educación Pública es por año calendario, según lo establecido en el reglamento, contenido en el Decreto N° 82, de 26 de enero de 2022, del Ministerio de Educación.
¿Cómo es el proceso de evaluación del convenio de desempeño?
El proceso consta de tres actividades principales:
La entrega de un informe de desempeño por parte de la alta o alto directivo público a la autoridad competente.
La evaluación de la autoridad y determinación del grado de cumplimiento del convenio.
Remisión de la evaluación a la Dirección Nacional del Servicio Civil.
Entrega del informe de desempeño.
La o el alto directivo público debe entregar a su superior jerárquico un informe acerca del cumplimiento de su convenio de desempeño, a más tardar al mes siguiente del vencimiento de su año de gestión.
Asimismo, debe informarle de las alteraciones que se produzcan en los supuestos acordados, proponiendo los cambios y ajustes pertinentes a los objetivos iniciales, de acuerdo a lo que establezca el reglamento.
Conforme al reglamento vigente los informes de desempeño deben dar cuenta como mínimo de los siguientes aspectos:
La cifra efectiva alcanzada para cada una de las metas comprometidas en cada año de gestión
Los correspondientes medios de verificación y,
Una evaluación cualitativa que explique las principales desviaciones respecto de las metas comprometidas.
Evaluación de la autoridad.
En el plazo de treinta días corridos, contados desde la entrega del informe, la autoridad competente debe determinar el grado de cumplimiento del convenio.
Para estos efectos debe emitir una resolución, en la cual fija el grado de cumplimiento del convenio de desempeño, que se expresa en un porcentaje.
Conforme al reglamento vigente, para efectos de la evaluación, la autoridad debe analizar el informe de desempeño, las observaciones formuladas por la directiva o directivo en el proceso de seguimiento y retroalimentación e incorporar las precisiones que estime convenientes. Si lo estima necesario, puede solicitar información adicional para determinar el grado de cumplimiento del convenio de desempeño.
Envío a la Dirección Nacional del Servicio Civil
La autoridad respectiva debe enviar a la Dirección Nacional del Servicio Civil, para efectos de su registro, la evaluación y el grado de cumplimiento del convenio de desempeño, siguiendo el formato que establece dicha Dirección. Este envío se realiza por medio de la plataforma informática dispuesta al efecto.
¿Qué aspectos deben considerarse para emitir la resolución aprobatoria de la evaluación anual?
La resolución anual aprobatoria debe contener al menos:
La fecha en que se llevó a cabo la evaluación por parte de la autoridad
Los antecedentes que se han tenido a la vista para efectuar el análisis (incluido el informe de desempeño anual, además de la fecha y forma en que se haya llevado a cabo la retroalimentación de su jefatura)
El porcentaje total de evaluación anual.
¿Existe algún formato tipo de resolución para efectuar la evaluación anual?
No existe un formato único de resolución de evaluación anual.
Las áreas jurídicas de cada servicio y ministerio pueden asesorar en la materia y/o proporcionar modelos de resolución, siendo importante resguardar que se contengan los aspectos mínimos determinados en la ley, señalados previamente.
En caso de requerir apoyo en la elaboración de la resolución, la institución respectiva puede comunicarse con Servicio Civil, la que puede remitir algunos ejemplos, a modo de guía.
¿Se publica el resultado de la evaluación del convenio o el estado de las evaluaciones?
La Dirección Nacional del Servicio Civil, de acuerdo a la ley, debe publicar los convenios de desempeño y las estadísticas agregadas sobre el cumplimiento de los mismos en su página web.
Además, debe presentar un informe al Consejo de Alta Dirección Pública sobre el estado de cumplimiento de los convenios de desempeño.
¿El resultado de la evaluación del convenio de desempeño influye en la decisión de renovación?
Sí, es uno de los elementos a considerar en la decisión. De acuerdo a la ley, la autoridad competente puede renovar fundadamente los nombramientos de cargos adscritos al Sistema de Alta Dirección Pública, para lo cual, entre otras consideraciones, debe tener disponibles las evaluaciones del alto directivo o directiva que se trate.
¿El resultado de la evaluación del convenio de desempeño tiene implicancia en el pago de la remuneración?
Sí. El grado de cumplimiento del convenio de desempeño produce el siguiente efecto en la remuneración:
El cumplimiento del 95% o más del convenio de desempeño da derecho a percibir el 100% de la remuneración bruta que le corresponda según el sistema a que esté afecto el directivo o directiva.
El cumplimiento de más del 65% y menos del 95% da derecho a percibir el 93% de dichas remuneraciones, más lo que resulte de multiplicar el 7% de la remuneración señalada en la letra a) por el porcentaje de cumplimiento del convenio de desempeño.
El cumplimiento del 65% o menos dará derecho a percibir el 93% de dichas remuneraciones.
VI. INFORME DE CIERRE DE GESTIÓN.
¿Qué es el informe de cierre de gestión?
Es un informe que debe realizar una alta o alto directivo público cuando cesa en el cargo antes de la fecha de término de su periodo de gestión. El objetivo de este informe es dar cuenta de la gestión realizada hasta la fecha del cese.
El reglamento vigente hace referencia a este informe e indica que cuando una alta o alto directivo público cese en su cargo antes de cumplir su periodo de gestión, debe entregar un informe de desempeño que dé cuenta de su gestión hasta la fecha de cierre de sus funciones.
Por lo tanto, es un informe distinto al informe de desempeño que se entrega en el marco del proceso de evaluación del convenio de desempeño.
¿Tiene un plazo la entrega del informe de cierre de gestión?
No. La ley no establece un plazo, sin perjuicio de lo cual el reglamento vigente dispone que debiera entregarse en el plazo que determine la autoridad.
VI. SITUACIONES ESPECIALES.
Cuando una o un alto directivo de segundo nivel jerárquico debe subrogar a la jefatura de servicio ¿Qué pasa con su convenio? ¿Qué autoridad debe realizar la propuesta, suscripción y evaluación?
Ocurre con cierta frecuencia que una o un directivo público de segundo nivel jerárquico deba subrogar a la jefatura superior de servicio, ya sea cuando queda vacante este último cargo o su titular no lo está ejerciendo por cualquier causa, como por ejemplo, producto de una licencia médica prolongada.
En ese caso la alta directiva o directivo de segundo nivel que está subrogando no puede realizar las acciones de propuesta, suscripción o evaluación, según sea el caso, de su propio convenio.
Al respecto, y dado que la ley no contempla esta situación, el dictamen N°E-220258, de 02 de junio 2022, de la Contraloría General de la República, señaló que el Ministro o Ministra del ramo, o por delegación, el Subsecretario o Subsecretaria respectiva, debe asumir las acciones de elaboración, suscripción y evaluación del convenio.
El mismo dictamen señala que, en la hipótesis en comento, sin perjuicio del ejercicio de la facultad de modificar el respectivo convenio, la autoridad puede considerar una subrogancia prolongada como un antecedente que pudiera haber afectado el desempeño de un alto directivo, cuando le corresponda evaluar su respectivo convenio y fijar el porcentaje global de cumplimiento de las metas.
Jurisprudencia de la Contraloría General de la República.
Dictamen Nº E220258 Fecha: 02-VI-2022. Proposición, suscripción y evaluación del convenio de desempeño de un alto directivo del segundo nivel que está subrogando en forma prolongada un cargo del primer nivel, debe ser realizada por el ministro o subsecretario del ramo o el director del servicio de salud, según proceda. Esa subrogancia puede dar lugar a la modificación del convenio o ser un antecedente a considerar al evaluarlo y determinar el grado de cumplimiento de las metas.
¿Puede el Servicio Civil extender plazos o suspender procesos relativos a los convenios de desempeño de alta dirección pública?
No. Los plazos asociados a la elaboración, suscripción y evaluación de los convenios de desempeño se establecen por la Ley N° 19.882, la cual no otorga al Servicio Civil ninguna posibilidad de extender plazos o suspender procesos.
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