Uso de SICDE

          ¿Cómo obtengo la clave de SICDE?

En caso de ser contraparte, la contraseña se envía a su correo electrónico una vez que se informa su designación.

Para los cargos de I nivel, la clave es remitida cuando un directivo o directiva es nombrada o en la medida de ser necesario, pues su rol es de revisión de evaluaciones de sus II niveles dependientes y para realizar su autoevaluación anual. 

En caso de cargos de II nivel, la clave es enviada automáticamente por el sistema al momento de suscribir el convenio de desempeño . Para más información revisar aquí.

            ¿Cómo recupero la clave en caso de que no la recuerde? ¿Qué hago si no he recibido la             contraseña de SICDE?

Contacte a su consultora o consultor a cargo:

         ¿Cuántos usuarios/contraseñas se asignan por ministerio/servicio?

En general son 4 claves para funcionarios: 2 para contrapartes de convenio y 2 para contrapartes de evaluación. Además de esto, las y los ADP vigentes que cumplen con las condiciones explicadas anteriormente poseen clave.

¿Cuáles son los requisitos para ser contraparte?

Las contrapartes de convenios y evaluación designadas por la autoridad, deberán tener conocimiento del proceso de elaboración, suscripción y evaluación de los convenios de desempeño de ADP, tendrán clave de acceso al SICDE, y serán periódicamente informadas del cumplimiento de plazos legales.

¿Cuál es la diferencia entre una contraparte de convenios y una de evaluación ADP?

La contraparte de convenios en el SICDE es la encargada de subir a esta plataforma la propuesta de convenio que presentará la autoridad al/la ADP una vez ocurrido su nombramiento, y llevar a cabo todas las interacciones con Servicio Civil, a través del mismo sistema, para lograr la validación técnica de la propuesta que será firmada por el/la ADP y su jefatura directa. Una vez suscrito el convenio, es quien debe subir el convenio y la resolución aprobatoria a SICDE. 

La contraparte de evaluación, no necesariamente debe ser la misma que elabora los convenios, pues su labor en el SICDE es apoyar a la autoridad en el proceso de retroalimentación (evaluación parcial a los 6 meses del/la ADP) y anual de evaluación directiva. Asimismo, la contraparte de evaluación, debe realizar el monitoreo mensual del I nivel. Esta contraparte tiene como principal rol entregar las alertas a su jefatura respecto del cumplimiento de plazos, así como de los medios de verificación que el/la directivo/a aporte para dar cuenta del cumplimiento de sus metas. Cabe señalar que la responsabilidad de la evaluación sigue recayendo en la jefatura del servicio, el perfil de esta contraparte es de asesoramiento para una gestión más eficiente de las evaluaciones a cargo de la autoridad.

¿Por qué si soy contraparte no puedo ver los convenios de desempeño?

Cada ministerio y servicio cuenta con dos tipos de contraparte de convenios ADP: una titular y otra subrogante. La contraparte Titular es aquella que tiene acceso a todas las funcionalidades de SICDE que se relacionen con la elaboración y seguimiento de los convenios ADP. La contraparte subrogante de SICDE sólo recibe las alertas de cumplimiento de plazos para que pueda apoyar a la titular en la gestión, por ello, no puede ver ningún borrador de convenio ni elaborar ninguno, a menos que la contraparte titular le delegue esta responsabilidad a través del sistema SICDE.

¿Se puede tener más de un perfil de visualización en SICDE?

Existe la posibilidad de contar con más de un perfil en SICDE debido a que el sistema permite la subrogancia cuando la Contraparte titular se encuentra con feriado administrativo o licencia médica prolongada. Esta situación se encuentra descrita en este apartado. En el caso de directivos/as también existe la posibilidad de contar con más de un perfil en los siguientes casos: II nivel subroga a I Nivel. II nivel que a su vez es contraparte.

¿Quiénes pueden ver lo que aparece registrado en SICDE?

La información contenida en SICDE sólo puede ser visualizada por los/las usuarios/as participantes en el proceso. Respecto a las evaluaciones, sólo los/las ADP interesados/as pueden ver la información ingresada en ella. En ningún caso queda información abierta para la ciudadanía.

¿Todos los/as ADP deben usar SICDE?

Si, todos/as los/as ADP deben tener en SICDE su convenio de desempeño, por lo tanto, todos/as deben realizar su evaluación por el sistema.

¿Qué es la ficha del directivo/cargo?

La ficha del directivo, es un reporte de SICDE que permite visualizar el convenio y las evaluaciones enviadas a Servicio Civil, así como los talleres o capacitaciones DNSC en que haya participado. 

La ficha del cargo, es un reporte de SICDE que permite ver el historial de quienes han ocupado un determinado cargo en un servicio, con su correspondiente información de convenios, evaluaciones, talleres e inducciones en los que ha participado.

¿Para qué sirve el reporte de convenios/evaluaciones?

Permite a la contraparte de convenios y/o a la de evaluaciones, ver el estado de todos los convenios o evaluaciones de los/las ADP de II nivel de su servicio, para poder hacer una mejor gestión en el caso de los convenios, y hacer seguimiento de los medios de verificación reportados a la autoridad en el caso de de las evaluaciones.

¿Puedo trabajar en el SICDE sin enviar lo avanzado inmediatamente al Servicio Civil?

SICDE permite avanzar en la carga de la propuesta de CD o la evaluación anual o semestral sin hacer envío a Consultor/a del Servicio Civil o a la Autoridad. Para esto, sólo basta presionar «Guardar» (no «Guardar y Firmar»). Es importante guardar recurrentemente, ya que por seguridad, la sesión expira luego de unos minutos de inactividad. 

¿El sistema sustituye el envío de la REX en papel?

Si, el sistema sustituye el envío por oficio de la resolución que aprueba el CD y aquella que aprueba el porcentaje de cumplimiento de un/a ADP. Una vez terminado el proceso, ya sea elaboración o evaluación, la contraparte debe subir la REX correspondiente a SICDE.

¿SICDE cuenta con Firma Electrónica Avanzada (FEA)?

SICDE no cuenta con Firmas Electrónica Avanzada por el momento.

¿Qué hago si envié el convenio a revisión del Servicio Civil y posteriormente noto que fue enviado con errores?

Solamente debes comunicarte con el Consultor del Servicio Civil y comunicarle la situación para que éste haga devolución de la propuesta de CD y procedas a corregir los errores o mejoras.

¿Qué pasa si no se da respuesta a las observaciones técnicas del Servicio Civil recibidas por SICDE?

Si no se da respuesta a través de SICDE a las observaciones del Servicio Civil, la actividad quedará pendiente para la contraparte de convenios en el sistema, impidiendo avanzar en la correcta suscripción del convenio. Cabe señalar que además, se estaría en incumplimiento del Instructivo para la elaboración de convenios y evaluaciones dictado por Servicio Civil, por ende, de la normativa vigente, que establece la instancia de revisión final por parte de esta institución.

¿Cuáles son los formatos permitidos para los Medios de Verificación en el proceso de evaluación?

SICDE soporta todo tipo de documentos excepto .txt (nota de texto), .zip y .rar (por temas de seguridad de información).

¿Cuál es el tamaño máximo para los archivos de Medios de Verificación en el proceso de evaluación?

El tamaño máximo corresponde a 10 mb por archivo.

Mis Medios de verificación no suben a SICDE ¿cuál es el error?

SICDE bloquea archivos que pesen más de 10 mb o que el título contenga tildes. Recomendamos disminuir el tamaño del archivo.

¿Qué ocurre si no se realiza el Informe de Evaluación a través del SICDE?

Si un/una ADP cumple con las condiciones para realizar la evaluación en SICDE debe efectuarla por la plataforma. Extraordinariamente, existe la posibilidad de realizar una evaluación vía «papel», la cual se debe realizar con las mismas características de una evaluación por SICDE. Si se presenta una situación de este tipo, debe ser comunicada al Consultor/a para solucionar el problema o coordinar la regularización de la evaluación realizada «en papel».

¿Cómo sé si el convenio o la evaluación se han enviado correctamente al Servicio Civil?

El sistema muestra un comprobante de envío luego de que haces envío de CD o evaluación.

¿Debe efectuarse un informe en el SICDE en caso de desvinculación?

Sí, al momento en que un directivo es desvinculado involuntariamente, o cesa en forma voluntaria de su cargo, debe llevar a cabo un Informe de Cierre, tal como lo establece el artículo 24 del reglamento vigente (Decreto 172).

¿Cuáles son los contenidos que debiese tener el Informe de Cierre de Gestión?

Se espera que el cierre de gestión del ADP dé cuenta, al menos, de los mismos aspectos que los informes anuales remitidos al término de cada año de gestión por el directivo público. Esto corresponde a: cifra efectiva alcanzada para cada una de las metas comprometidas en cada año de gestión, sus correspondientes medios de verificación y una evaluación cualitativa que explique las principales desviaciones respecto del cumplimiento de las metas comprometidas (art. 25 del Decreto 172).